Ministeriale 18 giugno 2024, n. 124, «concernente la disciplina sul trattamento dei dati personali effettuato dal Ministero dell’Istruzione e del Merito e dalle Istituzioni Scolastiche nell’ambito
dell’abilitazione di nuove utenze ai fini dell’accesso all’area privata della Piattaforma «Unica» e del Servizio Digitale «Knowledge Area»»
Come noto, nell’ambito del piano di semplificazione degli adempimenti amministrativi delle Scuole (“Piano di semplificazione per la Scuola”) è stata realizzata Unica, la piattaforma per famiglie
e studenti che mira a creare un unico punto di accesso ai servizi informativi e dispositivi dedicati a orientamento, offerta formativa, onboarding e fruizione dei servizi scolastici e amministrativi.
La Piattaforma Unica, prevista dall’articolo 21, commi 4–ter e seguenti, del Decreto–Legge del 22 giugno 2023, n. 75, convertito, con modificazioni, dalla Legge del 10 agosto 2023, n. 11, e
disciplinata dal Decreto Ministeriale n. 192 del 10 ottobre 2023, adottato previo parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali, è in esercizio dall’11 ottobre 2023 e, come illustrato nelle circolari già emanate da questo Ministero, raccoglie al suo interno tutti i servizi dedicati a famiglie, studentesse e studenti messi a disposizione dal Ministero dell’istruzione e del merito.
In particolare, ai sensi della nota prot. n. 40055 del 12 dicembre 2023, anche il servizio per le iscrizioni online per l’anno scolastico 2024/2025 è stato integrato in Unica.
A valle della chiusura della finestra di iscrizioni a.s. 2024/2025, terminata il giorno 10 febbraio 2024, è necessario procedere alle attività di scambio di dati, informazioni e documenti utili alla
formazione delle classi e all’avvio del nuovo anno scolastico.
A tal fine, il Decreto Ministeriale n. 124 del 18 giugno 2024, adottato previo parere favorevole del Garante per la protezione dei dati personali, ai sensi dell’articolo 11, comma 4, del Decreto
Ministeriale 10 ottobre 2023, n. 192 e «concernente la disciplina sul trattamento dei dati personali effettuato dal Ministero dell’Istruzione e del Merito e dalle Istituzioni Scolastiche nell’ambito
dell’abilitazione di nuove utenze ai fini dell’accesso all’area privata della Piattaforma «Unica» e del Servizio Digitale «Knowledge Area»», ha previsto l’implementazione, all’interno della Piattaforma Unica, del Servizio Digitale “Knowledge area” o “ComUnica”.
Il suddetto Servizio, ai sensi dell’articolo 6, comma 2, del sopracitato decreto, raccoglie i dati e i documenti relativi allo studente e ai genitori/esercenti la responsabilità genitoriale e ne assicura la
relativa disponibilità mediante un’apposita sezione, supportando la condivisione dei predetti documenti con le Istituzioni Scolastiche nell’ambito delle relative attività istituzionali. In particolare,
il Servizio è volto a favorire la digitalizzazione dei documenti detenuti dagli studenti, dai genitori/esercenti la responsabilità genitoriale e dalle Istituzioni Scolastiche, nonché di consentire un
graduale alleggerimento del carico di documentazione cartacea prodotta nell’ambito delle procedure afferenti alle attività legate all’istruzione.
A partire dal 27 giugno 2024, il suddetto Servizio verrà rilasciato all’interno della Piattaforma Unica e il relativo utilizzo da parte delle Istituzioni Scolastiche sarà da considerarsi facoltativo
come parte di una sperimentazione prevista per l’a.s. 2024/2025 funzionale, in primo luogo, all’integrazione dei dati per le iscrizioni accettate all’a.s. 2024/2025.
Le funzioni oggetto di rilascio consentiranno alle Segreterie scolastiche di richiedere alle famiglie dati, informazioni e documenti funzionali all’avvio dell’anno scolastico e, successivamente,
utili alla gestione delle attività scolastiche. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, saranno ricomprese all’interno dell’area informazioni e documenti quali: dati anagrafici dei genitori,
attestazioni sul percorso scolastico (es. certificazione delle competenze, superamento dell’esame
conclusivo del primo ciclo), deleghe per il ritiro dello studente da Scuola, autorizzazioni per l’uscita autonoma, ulteriori moduli utili.
Laddove le Segreterie scolastiche abbiano già acquisito dati, informazioni e documenti da parte delle famiglie secondo modalità analogiche, disporranno di nuove funzionalità SIDI per tracciare digitalmente quanto già raccolto. Ad ogni buon conto, le Segreterie scolastiche che non si dovessero avvalere di ComUnica per l’a.s. 2024/2025 potranno continuare a fruire delle funzioni SIDI
attualmente in uso.
Di seguito si riporta il piano dei rilasci per le nuove funzionalità di ComUnica per lo scambio documentale tra scuola e famiglia. Si ricorda che, come anticipato precedentemente, l’uso del servizio
da parte delle Scuole è facoltativo, e i primi rilasci saranno dedicati esclusivamente all’integrazione dei dati per le iscrizioni accettate all’a.s. 2024/2025.
Da fine giugno, per i genitori dei nuovi iscritti alle scuole primarie e secondarie di primo grado, saranno disponibili:
• Anagrafiche genitori/esercenti della responsabilità genitoriale
• Il documento di Certificazione delle competenze per la scuola primaria
• Informativa sul trattamento dati
Da metà luglio, per i genitori dei nuovi iscritti alle scuole secondarie di secondo grado, saranno
disponibili:
• Anagrafiche genitori/esercenti della responsabilità genitoriale
• Informazione relativa al superamento dell’esame conclusivo del primo ciclo di studi con
indicazione del voto in decimi
• Il documento di Certificazione delle competenze per la scuola secondaria di primo grado
• Consiglio orientativo
• Informativa sul trattamento dati
A fine luglio, per i genitori dei nuovi iscritti alle scuole di ogni ordine e grado, saranno
disponibili:
• Patto educativo di corresponsabilità, nel caso in cui l’Istituzione scolastica intenda farlo
sottoscrivere tramite Unica
• Modello di delega per il ritiro dello studente da scuola
• Modello di autorizzazione per consentire l’uscita autonoma dello studente
A inizio settembre, saranno estese ai genitori di studenti e studentesse frequentanti le scuole di
ogni ordine e grado per l’anno scolastico 2024/2025, le funzionalità precedentemente rilasciate:
• Modello di delega per il ritiro da scuola dello studente
• Modello di autorizzazione per consentire l’uscita autonoma dello studente
• Caricamento delle ricevute di pagamento (es. Tassa di iscrizione)
• Modello di autorizzazione per consentire viaggi di istruzione, mobilità studentesca e uscita didattica e per la partecipazione a ulteriori progetti scolastici Contestualmente a ciascun rilascio su ComUnica dei dati e documenti di cui sopra, saranno rese disponibili per le Segreterie scolastiche apposite funzioni SIDI per la gestione dell’area di scambio documentale.
Si segnala, inoltre, che il Ministero ha previsto l’erogazione di un webinar formativo, di cui verrà data comunicazione nei prossimi giorni, indirizzato a tutte le Istituzioni Scolastiche di ogni
ordine e grado, finalizzato ad illustrare i benefici del nuovo servizio digitale, la roadmap dei rilasci, e fornire una demo sulle funzionalità SIDI utili alla gestione di ComUnica.
Per indicazioni specifiche circa le nuove funzionalità, le modalità operative, nonché le tempistiche di rilascio previste per il nuovo servizio della piattaforma Unica si rimanda a successive
note operative di dettaglio.
Domenico Leonardi
Collaboratore scolastico